Utiliza una Estructura de Desglose de Riesgos (RBS, Risk Breakdown Structure) para Comprender tus Riesgos

Introducción a la Estructura de Desglose de Riesgos (RBS)

El proceso de gestión de riesgos tiene como objetivo identificar y evaluar los riesgos para permitir su comprensión clara y su gestión efectiva. El paso clave que vincula la identificación/evaluación de riesgos con su gestión es la comprensión. Sin embargo, esta es el área donde el gestor de proyectos o el practicante de riesgos recibe menos ayuda de las pautas o estándares de práctica actuales. Existen muchas técnicas comúnmente utilizadas para la identificación de riesgos. Sin embargo, estas técnicas de identificación tienden a producir una lista no estructurada de riesgos que a menudo no asiste directamente al gestor del proyecto en saber dónde enfocar la atención en la gestión de riesgos. La evaluación cualitativa puede ayudar a priorizar los riesgos identificados estimando la probabilidad y los impactos, exponiendo los riesgos más significativos; pero esto trata con los riesgos uno a la vez y no considera posibles patrones de exposición al riesgo, por lo que tampoco proporciona una comprensión general del riesgo que enfrenta el proyecto en su conjunto.

Para entender qué áreas del proyecto pueden requerir atención especial, y si hay algún tema recurrente de riesgos o concentraciones de riesgos en un proyecto, sería útil disponer de una forma sencilla de describir la estructura de la exposición al riesgo del proyecto.

En cualquier situación donde se produce una gran cantidad de datos, estructurarlos es una estrategia esencial para garantizar que se genere y comprenda la información necesaria. La demostración más obvia del valor de estructuración dentro de la gestión de proyectos es la Estructura de Desglose del Trabajo (WBS, Work Breakdown Structure), que se reconoce como una herramienta importante para el gestor de proyectos porque proporciona un medio para estructurar el trabajo que se debe hacer para cumplir con los objetivos del proyecto. El Project Management Institute define una WBS como "una agrupación orientada a entregables de elementos del proyecto que organiza y define el alcance total del trabajo del proyecto. Cada nivel descendente representa una definición cada vez más detallada del trabajo del proyecto". El objetivo de la WBS es presentar el trabajo del proyecto en paquetes jerárquicos, manejables y definibles para proporcionar una base para la planificación del proyecto, la comunicación, la presentación de informes y la rendición de cuentas.

De la misma manera, los datos de riesgo pueden organizarse y estructurarse para proporcionar una presentación estándar de los riesgos del proyecto que facilite la comprensión, la comunicación y la gestión. Se han realizado varios intentos previos para organizar varios aspectos del riesgo del proyecto, concentrándose principalmente en las fuentes de las que surgen los riesgos. Sin embargo, la mayoría de estos son simples listas lineales de fuentes potenciales de riesgos, proporcionando un conjunto de encabezados bajo los cuales se pueden organizar los riesgos (a veces llamado una taxonomía de riesgos). Ejemplos incluyen una taxonomía de riesgos genérica y versiones específicas para proyectos de construcción, proyectos grandes y proyectos de desarrollo internacional, así como listas de categorías de riesgos o tipos de riesgos en estándares y directrices internacionales.

Una simple lista de fuentes de riesgos no proporciona la riqueza de la WBS, ya que solo presenta un nivel de organización. Una mejor solución para el problema de la estructuración en la gestión de riesgos sería adoptar el enfoque jerárquico completo utilizado en la WBS, con tantos niveles como sean necesarios para proporcionar la comprensión necesaria de la exposición al riesgo que permita una gestión efectiva. Una estructura jerárquica de fuentes de riesgos debería conocerse como una Estructura de Desglose de Riesgos (RBS, Risk Breakdown Structure). Siguiendo el patrón de la definición de WBS, la RBS se define aquí como “una agrupación orientada a fuentes de riesgos del proyecto que organiza y define la exposición total al riesgo del proyecto. Cada nivel descendente representa una definición cada vez más detallada de las fuentes de riesgos del proyecto.” La RBS es, por lo tanto, una estructura jerárquica de fuentes potenciales de riesgos. El valor de la WBS radica en su capacidad para definir el alcance del trabajo a realizar en el proyecto; de manera similar, la RBS puede ser una ayuda invaluable para comprender los riesgos que enfrenta el proyecto. Así como la WBS forma la base de muchos aspectos del proceso de gestión de proyectos, la RBS puede utilizarse para estructurar y guiar el proceso de gestión de riesgos.

Ejemplos de Estructuras de RBS

Algunos autores y practicantes han ido más allá en la estructuración del riesgo que simplemente enumerar tipos de riesgos que enfrenta un proyecto. Estos han producido estructuras jerárquicas con varios nombres para describir fuentes de riesgos, o categorías o tipos de riesgos, aunque generalmente se centran en un tipo particular de proyecto o área de aplicación. Ejemplos incluyen la "taxonomía de riesgos" para proyectos de desarrollo de software del Software Engineering Institute, una "lista de identificación de riesgos" para un proyecto de construcción de línea de transmisión de alta tensión, una "estructura de desglose de identificación de riesgos" para proyectos de construcción y una "taxonomía basada en riesgos" para grandes proyectos de ingeniería. Cada una de estas estructuras contiene tres o cuatro niveles jerárquicos para describir los tipos de riesgos que enfrenta el proyecto en cuestión. La Tabla 1 y la Tabla 2 presentan dos de estos ejemplos.

Tabla 1. Estructura de Desglose de Riesgos (RBS) para el Desarrollo de Software

Se adoptó un enfoque más general en el Proyecto de Riesgo Universal llevado a cabo conjuntamente por el Grupo de Interés Específico en Gestión de Riesgos del Project Management Institute (PMI Risk SIG) y el Grupo de Trabajo en Gestión de Riesgos del International Council On Systems Engineering (INCOSE RMWG), que produjo una lista estructurada de 'áreas de riesgo universales' que podrían aplicarse a cualquier tipo de proyecto en cualquier sector de actividad industrial, gubernamental o comercial. Esta estructura se resume en la Tabla 3.

Este autor también ha producido estructuras de RBS específicas para clientes de consultoría en diversas industrias con diferentes tipos de proyectos, incluidos desarrollo de software de defensa, suministro de energía, desarrollo de vacunas farmacéuticas, gestión de construcción, ingeniería general y telecomunicaciones.

Cada una de estas estructuras de RBS es diferente, reflejando la variedad de posibles fuentes de exposición al riesgo para proyectos en varios sectores e industrias. Por lo tanto, es necesario que cualquier organización que desee utilizar la RBS como ayuda en su gestión de riesgos desarrolle su propia RBS personalizada. Las versiones más genéricas mencionadas anteriormente pueden usarse como punto de partida, pero es poco probable que incluyan todo el alcance de posibles riesgos para cada proyecto, por lo que deben modificarse en consecuencia. Una organización puede desear producir una única RBS genérica que cubra todos sus proyectos, o puede haber varias estructuras de RBS diferentes que se apliquen a tipos particulares de proyectos. Los grandes proyectos pueden requerir su propia RBS específica.

Tabla 2. Estructura de Desglose de Riesgos (RBS) para el Diseño de Construcción

Cómo Usar la RBS

Una vez que una organización o proyecto ha definido su RBS, se puede utilizar de varias maneras. Algunas de estas facilitan el proceso de gestión de riesgos en un proyecto particular, mientras que otras son relevantes para varios proyectos. Los principales usos y beneficios de la RBS se describen en los siguientes párrafos.

Ayuda en la identificación de riesgos

Los niveles superiores de la RBS pueden usarse como una lista de verificación para asegurar una cobertura completa durante la fase de identificación de riesgos. Esto se logra utilizando la RBS para estructurar cualquier método de identificación de riesgos que se esté utilizando. Por ejemplo, un taller de identificación de riesgos o una lluvia de ideas podría trabajar a través de los diversos elementos de la RBS, tal vez en el primer o segundo nivel, alentando a los participantes a identificar riesgos en cada una de las áreas de la RBS. De manera similar, las principales áreas de la RBS pueden utilizarse para estructurar entrevistas de identificación de riesgos, proporcionando una agenda para la discusión entre el facilitador y los entrevistados.

También se puede desarrollar una lista de verificación de identificación de riesgos basada en la RBS, tomando cada uno de los niveles más bajos de la RBS e identificando una serie de riesgos genéricos en cada área basada en experiencias previas. Los futuros proyectos pueden entonces determinar si cada riesgo genérico se aplica, respondiendo "Sí", "No", "No sé" o "No aplica".

Además, la RBS puede usarse para estructurar listas de riesgos identificados por otros métodos, mapeando los riesgos identificados en los niveles más bajos de la RBS. Esto revela posibles brechas o puntos ciegos en la identificación de riesgos y expone cualquier doble conteo o duplicación. Puede determinar si el método de identificación de riesgos ha considerado todas las fuentes potenciales de riesgos e indicar si se requiere actividad adicional de identificación de riesgos.

Usar la RBS para estructurar la tarea de identificación de riesgos proporciona la seguridad de que todas las fuentes comunes de riesgos para los objetivos del proyecto han sido exploradas, asumiendo que la RBS está completa. El peligro de que esta suposición sea incorrecta puede superarse fácilmente incluyendo un pequeño esfuerzo adicional de identificación de riesgos para "Otros riesgos" no cubiertos por la RBS.

Evaluación de riesgos

Los riesgos identificados pueden categorizarse por su fuente al asignarlos a los diversos elementos de la RBS. Esto permite identificar áreas de concentración de riesgos dentro de la RBS, indicando cuáles son las fuentes de riesgo más significativas para el proyecto. Esto puede determinarse simplemente contando cuántos riesgos hay en cada área de la RBS. Sin embargo, un número total simple de riesgos puede ser engañoso, ya que no tiene en cuenta la gravedad relativa de los riesgos. Por lo tanto, una área de la RBS puede contener muchos riesgos de gravedad menor, mientras que otra puede incluir menos riesgos mayores. Una mejor medida de la concentración de riesgos dentro de la RBS es un "puntaje de riesgo" de algún tipo, basado en la escala o tamaño de cada riesgo individual. Un método común es el Puntaje P-I, donde se asocian puntajes numéricos con clasificaciones de probabilidad (P) o impacto (I), y luego se multiplican para dar un valor combinado que refleje ambos factores. El capítulo de gestión de riesgos del PMBOK® Guide describe un esquema de puntuación basado en probabilidad e impacto. La concentración de riesgos dentro de las áreas de la RBS puede evaluarse comparando el "puntaje de riesgo" total para esos riesgos dentro de cada área. Esto es probable que proporcione una perspectiva más significativa que un simple recuento total de riesgos, indicando cuáles áreas de la RBS están generando más riesgos para el proyecto.

Tabla 3. Estructura de Desglose de Riesgos (RBS) para Proyecto Genérico

Categorizar los riesgos de acuerdo con la Estructura de Desglose de Riesgos (RBS) proporciona una serie de conocimientos adicionales sobre la evaluación de la exposición al riesgo en el proyecto, que no estarían disponibles a partir de una lista simple de riesgos, incluso si la lista estuviera priorizada. Estos incluyen:

• Comprender el tipo de exposición al riesgo en el proyecto
• Exponer las fuentes de riesgo más significativas para el proyecto
• Revelar las causas raíz del riesgo, a través del análisis de afinidad
• Indicar áreas de dependencia o correlación entre riesgos
• Enfocar el desarrollo de respuestas al riesgo en áreas de alto riesgo
• Permitir desarrollar respuestas genéricas para causas raíz o grupos de riesgos dependientes.

Comparación de proyectos o licitaciones

La exposición al riesgo en diferentes proyectos o licitaciones competidoras puede compararse directamente ya que la Estructura de Desglose de Riesgos (RBS) presenta un marco común. La RBS permite estructurar los riesgos identificados en cada proyecto o licitación de la misma manera, permitiendo una comparación directa. En el caso de la evaluación de licitaciones, los riesgos pueden identificarse para las licitaciones competidoras y luego estructurarse utilizando una RBS común. En lugar de intentar comparar listas no estructuradas de riesgos para cada licitación, la cantidad y los tipos de riesgo asociados con cada opción se presentan en un formato consistente, permitiendo considerar la exposición relativa al riesgo cuando se selecciona la licitación preferida. De manera similar, la exposición al riesgo de proyectos individuales dentro de un programa o portafolio relacionado puede compararse utilizando una RBS común para permitir priorizarlos o clasificarlos en función de su exposición al riesgo asociada, o para permitir la construcción de un portafolio equilibrado en términos de riesgo.

Informe de riesgos

La RBS puede usarse para resumir información de riesgos en un proyecto individual a un nivel superior para informar a la alta dirección, así como para profundizar en los detalles necesarios para informar sobre las acciones del equipo del proyecto. Los informes a la alta dirección pueden incluir el número total de riesgos o el puntaje de riesgo total en cada área de la RBS de nivel superior, quizás con métricas o análisis de tendencias presentados gráficamente. También se puede notificar a los equipos de proyecto sobre riesgos dentro de su parte del proyecto, seleccionando áreas relevantes de la RBS para cada miembro del equipo.

La RBS también puede usarse para proporcionar informes entre proyectos o multiproyectos a la alta dirección, ya que proporciona un lenguaje consistente para informar sobre riesgos, eliminando o reduciendo la posibilidad de malentendidos o ambigüedades entre proyectos. Los riesgos dentro de la misma área de la RBS pueden compararse directamente entre proyectos, ya que significa lo mismo para todos los proyectos. Esto puede mejorarse aún más utilizando un esquema de numeración basado en la RBS para identificar riesgos.

Lecciones aprendidas para futuros proyectos

Una de las tareas más difíciles en la revisión posterior al proyecto es estructurar la información para que pueda ser referenciada y utilizada por proyectos futuros. Muchas organizaciones pierden los beneficios de tales revisiones, ya que la información no se guarda en un formato accesible. La RBS puede proporcionar un formato común para analizar información relacionada con riesgos de cada revisión posterior al proyecto. Un análisis basado en la RBS revelará riesgos que ocurren frecuentemente, permitiendo identificar y registrar riesgos genéricos para referencia futura, junto con respuestas efectivas. Si el análisis rutinario de revisiones posteriores al proyecto indica que un riesgo particular ocurre repetidamente, entonces se pueden desarrollar e implementar respuestas preventivas. Las listas de verificación de identificación de riesgos también pueden actualizarse y mantenerse para incluir riesgos comunes o genéricos expuestos por un análisis basado en la RBS de los datos de revisión posterior al proyecto.

Conclusión y Resumen

La gestión de riesgos exitosa y efectiva requiere una comprensión clara de los riesgos que enfrenta el proyecto y el negocio. Esto implica más que simplemente listar los riesgos identificados y caracterizarlos por su probabilidad de ocurrencia y su impacto en los objetivos. La gran cantidad de datos de riesgos producidos durante el proceso de riesgos debe estructurarse para ayudar a su comprensión e interpretación, y para permitir que se use como base para la acción. Un marco jerárquico de Estructura de Desglose de Riesgos (RBS) similar a la WBS proporciona una serie de beneficios al descomponer las fuentes potenciales de riesgos en capas de detalle creciente. La RBS es una ayuda poderosa para la identificación, evaluación e informe de riesgos, y la capacidad de resumir o profundizar hasta el nivel adecuado proporciona nuevas perspectivas sobre la exposición total al riesgo del proyecto. Un lenguaje y terminología comunes facilitan los informes entre proyectos y las lecciones aprendidas. La RBS tiene el potencial de convertirse en la herramienta más valiosa para ayudar al gestor de proyectos a comprender y gestionar los riesgos de su proyecto. El enfoque descrito en este documento muestra cómo utilizar la RBS para obtener estos beneficios.

Fuente: Traducción y adaptación del artículo 'Use a risk breakdown structure (RBS) to understand your risks' del PMI.