Definición

Una oficina de gestión de proyectos, programas o portafolios (PMO, por sus siglas en inglés) es una estructura organizativa que proporciona apoyo a los proyectos. La PMO puede ser una oficina de gestión de proyectos, una oficina de gestión de programas o una oficina de gestión de portafolios, dependiendo de lo que se esté apoyando. Ya sea que se apoyen proyectos, programas o portafolios, una PMO aporta tres beneficios principales a cualquier organización basada en proyectos: apoyo en la implementación, mejora de procesos y flexibilidad de recursos.

Definición del Cuerpo de Conocimiento de la APM, 7ª edición

Los Diferentes Tipos de PMO

Hay tres formas típicas en las que las PMO se organizan y financian:

PMO Embebida

Donde la mayoría de las funciones de la PMO se entregan bajo el control del gerente de proyecto/programa/portafolio, con solo elementos a nivel organizacional, como procesos, definidos a un nivel superior. Es efectiva en grandes proyectos que necesitan mucho apoyo y pueden justificar la inversión.

PMO Central

Donde la mayoría de las funciones de la PMO están fuera de los equipos, proporcionando un servicio a múltiples proyectos. Es efectiva cuando hay un portafolio de proyectos pequeños, donde la flexibilidad se valora más que el control de gestión.

PMO de Centro y Radial

Una forma híbrida con una PMO central de empresa o portafolio vinculada a PMOs satélites dentro de proyectos y/o programas individuales. Es efectiva cuando hay roles y responsabilidades claros entre los gerentes de proyectos y la PMO para asegurar que los procesos y la información se gestionen de manera efectiva.

Los Beneficios de Usar una PMO

Ya sea que se apoyen proyectos, programas o portafolios, una PMO aporta tres beneficios principales a cualquier organización basada en proyectos: apoyo en la implementación, mejora de procesos y flexibilidad de recursos.

Las PMO pueden proporcionar acceso a servicios que de otro modo nunca se justificarían para un solo proyecto, por ejemplo:

• Controles e Informes: Recolección, análisis y presentación de información sobre el progreso y gestión de interdependencias.
• Garantía: Auditorías, chequeos de salud y revisiones para apoyar los puntos de decisión y el control de cambios.
• Centro de Excelencia: Mejora de procesos, herramientas y técnicas; implementación a través de capacitación y apoyo; y medición de capacidades para revisar el progreso y apuntar a niveles más altos de madurez.
• Apoyo Especializado: Provisión de habilidades especializadas como riesgo, calidad, planificación o recursos financieros como modelos a seguir para otros profesionales de proyectos.
• Gestión de la Información: Gestión de documentos y acceso a información, herramientas y servicios.

Fuente: Traducción y adaptación del artículo 'What is a PMO?'de la APM.