PROTEGER LA SOLIDEZ FINANCIERA de los proyectos de construcción no ha cambiado mucho últimamente. Sigue siendo el mismo negocio de siempre, excepto por una cosa: muchos de los propietarios actuales vigilan cada centavo donde antes vigilaban cada níquel. Aunque la economía siempre recibe gran parte de la culpa por esta perspectiva más ajustada, hay dos factores adicionales en el ambiente empresarial actual que influyen en que los propietarios de proyectos de construcción inmobiliaria y hotelera expriman cada centavo al máximo.

Básicamente, estos dos factores provienen de cambios en el mercado: primero, nuevas complejidades debido a nuevas estructuras de contratación; y segundo, una especialización creciente del personal profesional actual, que es multifacético. Para lidiar con estas complejidades, la experiencia ofrece una posible solución que puede reducir ciertos riesgos y, por lo tanto, aumentar la probabilidad de que un proyecto de construcción no abrume al propietario prudente con riesgos fuera de control. ¿La solución? Una auditoría de construcción.

Una auditoría de construcción puede proporcionar a un proyecto la ventaja adicional necesaria para fortalecer sus relaciones de financiamiento o mejorar su acceso a prestamistas, inversionistas o los mercados de capital. También puede darle a los propietarios una tranquilidad extra.

Una Vista Clara del Campo de Juego

Al pagar las facturas de los contratistas, a veces los propietarios de proyectos se sienten como un entrenador del equipo local en un juego donde solo el equipo visitante puede ver el marcador.

En la superficie de la mayoría de los documentos de facturación, todo parece estar bien. Pero esta vista es solo de la facturación general, no de los detalles. Cuando el propietario perspicaz pide un respaldo, se le presenta una variedad confusa de detalles que pueden requerir una verificación extensa y que consume mucho tiempo.

Desde el punto de vista de un gerente propietario, una revisión cuidadosa de la documentación de respaldo de facturas, que puede ser una pila de papeleo de dos o tres pulgadas de grosor por mes, puede significar muchas horas largas de verificación meticulosa. Esto está más allá de los medios o la resistencia de la mayoría de los propietarios, que tienen preocupaciones más urgentes que atender. Por lo tanto, muchos propietarios deciden contratar a un equipo de profesionales en auditoría de construcción para ayudarlos a establecer el verdadero valor de los servicios prestados de manera creíble e imparcial.

El Nuevo Plan de Juego en la Contratación

Hasta hace poco, la mayoría de los contratos eran del tipo de suma global. Los términos eran simples, y el riesgo de ganancia o pérdida recaía sobre el contratista general. El propietario solo tenía un número con el que trabajar, lo que mantenía el presupuesto y la previsión muy simples. Por otro lado, los contratos de suma global excluían al propietario de participar o incluso saber, en ese caso, el porcentaje de ganancia realizado en la parte de contingencia del contrato total.

En el mercado actual, varios enfoques de contratación de costo más eliminan la tarifa de contingencia que contienen los contratos de suma global, pero no incluyen automáticamente un incentivo para que un contratista termine el proyecto de manera oportuna. Así que contratos como diseño-construcción, costo más, precio máximo garantizado, precio unitario, costo más tarifa fija o costo más tarifa variable a menudo incluyen incentivos para compartir ganancias o para terminar el trabajo temprano o a tiempo.

Los términos de estos contratos ponen a los propietarios en la posición de reembolsar todos los costos relacionados con el trabajo más una tarifa. Monitorear la avalancha de detalles generados por estos contratos puede ser abrumador.

Al pagar las facturas de los contratistas, a veces los propietarios se sienten como un entrenador del equipo local en un juego donde solo el equipo visitante puede ver el marcador. Una auditoría de construcción permite al propietario gestionar un equipo de profesionales mientras asegura que se detectarán errores de facturación y que el proyecto evitará enfrentar problemas financieros importantes. Es como tener la perspectiva de un árbitro desde el punto de vista del vestuario.

Una Multitud de Profesionales

Además de la creciente complejidad de los contratos, la tasa a la que se están agregando nuevos profesionales al personal profesional de una construcción también es un problema para los propietarios. Esta expansión impone una carga adicional a los propietarios. Mientras que en el pasado un proyecto habría involucrado a un propietario, un arquitecto y un contratista general, el propietario del proyecto de hoy enfrenta una multitud de profesionales. Los proyectos actuales a menudo incluyen un diseñador conceptual, un arquitecto/ingeniero de gestión, un consultor de preconstrucción, un gerente de programa, un gerente de construcción, contratistas de oficios e incluso un especialista en adquisiciones. Algunos propietarios han intentado simplificar las cosas contratando a un gerente de construcción que actúe como enlace entre el propietario del proyecto y otros contratistas. Sin embargo, un gerente de construcción es otra entidad con la que relacionarse y que también requiere cierto nivel de monitoreo y control.

Las instituciones de préstamo y los inversionistas son muy conscientes de estos inconvenientes. En consecuencia, los propietarios de proyectos de construcción también están lidiando con una atmósfera de financiamiento nueva y complicada. Obtener financiamiento puede estar muy influenciado por una serie de factores. Los nuevos instrumentos y acuerdos de financiamiento pueden marcar una gran diferencia para garantizar que el proyecto continúe siendo viable.

Un paso que los propietarios pueden tomar para disminuir las dificultades de financiamiento es realizar una auditoría de construcción durante todo el término de pago del contrato. Una auditoría de construcción es una auditoría de alcance especial, no un diagnóstico completo de la gestión de un proyecto. Sin embargo, puede convertirse en un elemento significativo al agregar un punto positivo adicional en las presentaciones del propietario a posibles prestamistas, inversionistas y mercados de capital.

La Ventaja de una Auditoría de Construcción

Una auditoría de construcción es una auditoría sistemática de campo de todas las facturas entrantes, incluidos los costos directos e indirectos, sin importar dónde se hayan incurrido estos costos. Las auditorías de construcción están diseñadas para dar a los propietarios la confianza de que las facturas recibidas para cada proyecto son adecuadas y correctas, dadas las condiciones comerciales del contrato y otras restricciones relevantes.

Por supuesto, los presupuestos de construcción pueden excederse por otras razones, pero una auditoría de construcción puede proteger contra pagos inapropiados a terceros y proporcionar un nivel de comodidad sobre algunos de los cientos de aspectos que deben ser monitoreados activamente. Las auditorías de construcción también revisan y ejecutan aplicaciones y certificados de pago; solicitudes de pago inicial, progresivo y final; presentaciones de liberación de retención; órdenes de compra de materiales y equipos; multiplicadores de costos indirectos y hojas de tiempo y comprobantes de gastos.

El informe de auditoría final incluirá recomendaciones que evalúan la adecuación de los controles sobre los gastos, verificando que los pagos cumplan con las disposiciones contractuales. Identificará y cuantificará los sobrecargos y resolverá cualquier obligación contractual pendiente antes de realizar el pago final, así como también proporcionará comentarios sobre la razonabilidad de los costos facturados y posibles ajustes de costos.

Desde el punto de vista del prestamista o inversionista, una de las cosas más importantes que afecta las estimaciones de flujo de caja es qué tan rápido se gasta el capital. Siempre existe el riesgo de que el presupuesto de un proyecto aumente, sin importar el tipo de contrato que se tenga, y este riesgo aumenta cuanto más dure el proyecto.

Hay otro beneficio de una auditoría de construcción: un propietario exitoso será menos probable que se encuentre en la posición de financiar operaciones de terceros mientras se realiza una auditoría. La auditoría desalienta a los responsables de la toma de decisiones a pagar por adelantado, especialmente para equipos. Por ejemplo, una factura de $2 millones pagada tres meses antes de que se entreguen los enfriadores de aire acondicionado es $2 millones fuera del control del propietario innecesariamente durante dos o tres meses. Esta situación también crea el riesgo de haber adelantado dinero a un contratista que podría incumplir; no es una práctica prudente, por decir lo menos.

La Fortaleza de una Auditoría de Construcción

Las auditorías de construcción, aunque no pueden eliminar por completo los problemas, pueden reducir su impacto cuando ocurren. Tres criterios pueden ayudar a garantizar que la auditoría de construcción sea un ejercicio sólido y rentable: perspectiva, efectividad y experiencia.

Perspectiva. Al igual que en una revisión de préstamos, el factor más importante es que el personal funcional sea independiente de los sujetos a revisión. La diligencia debida no es la misma sin esta independencia.

Efectividad. A diferencia del enfoque de la mayoría de las auditorías, que son exclusivamente retrospectivas, una auditoría de construcción es prospectiva y continua, activa día a día. Minimiza los riesgos al identificar ahorros antes de que los dólares salgan de su cuenta.

Experiencia. Los auditores de construcción deben tener más que un modelo estadístico para trabajar: necesitan la profundidad de conocimiento y experiencia requerida para responder de manera informada a los detalles específicos de su proyecto. Los recálculos estrictos y "al pie de la letra" de la documentación o "marcar y atar" pueden no identificar un problema.

La experiencia profesional de los auditores aporta una minuciosidad especial a este tipo de revisiones de facturación. Un profesional experimentado sabrá cómo juzgar qué contratistas, proveedores de servicios y materiales deben ser revisados con más detalle. Este tipo de experiencia profesional se presta a un nivel adicional de servicio.

Y el Marcador Dice...

Una vez que se establece una auditoría de construcción, el propietario debe esperar que los auditores rastreen todos los gastos con el presupuesto, monitoreen los costos de construcción, mejoren los controles internos ya existentes e identifiquen los costos incorrectamente cargados al proyecto. Una auditoría de construcción efectiva:

• Refuerza el cierre adecuado de contratos.
• Proporciona un control más fuerte sobre los gastos.
• Mejora la confianza de que los pagos están justificados y son razonables.
• Proporciona documentación para respaldar los hallazgos.
• Permite al propietario ser un participante más activo e informado en todo el proyecto o cartera de préstamos de construcción.
• Proporciona remedios para pequeños problemas de facturación antes de que se conviertan en grandes problemas.
• Apoya las estimaciones de flujo de caja del propietario y refleja más precisamente las condiciones de costos actuales.
• Garantiza que los pagos se realicen de acuerdo con los términos de los acuerdos escritos.
• Comunica confianza a los prestamistas e inversionistas a través de una revisión de facturación de terceros y el porcentaje de finalización.

UNA AUDITORÍA DE CONSTRUCCIÓN EFECTIVA puede proporcionar una medida importante de control sobre un proceso complejo que puede fácilmente descontrolarse. En el entorno empresarial actual, la decisión de contratar a un equipo profesional de auditoría puede ser una práctica de gestión sólida que permite al propietario concentrarse en gestionar su equipo de profesionales mientras asegura que se detectarán errores de facturación y que el proyecto evitará enfrentar grandes problemas financieros. También puede ser un elemento significativo para garantizar que un proyecto se complete a tiempo y dentro del presupuesto. Y puede darle al propietario la perspectiva de un árbitro desde el punto de vista del vestuario.

¿Sabías Que?

• El error de cálculo de facturas número uno es en los costos de mano de obra directa, ya sea por tarifas más altas de las acordadas en el contrato o cargos facturados con clasificaciones de trabajo incorrectas.
• El segundo error más común proviene de tasas de carga de mano de obra indirecta incorrectas o asignaciones.
• Las primas de seguros han sido conocidas por ser estimadas incorrectamente o incluso permitidas a vencer durante un proyecto de varios años.
• Los cargos de impuestos sobre ventas/uso y otros no reembolsables a menudo se encuentran en asignaciones indirectas.
• Las reclamaciones de porcentaje de finalización a menudo son consistentemente incorrectas.

Una Auditoría de Construcción...

• Revisa y monitorea los términos del contrato cuando se reciben facturas.
• Evalúa los costos directos, de mano de obra, generales o materiales directos propuestos e incurridos para comparar estos costos con los parámetros de lo que es permisible o razonable.
• Verifica los métodos y cálculos de tarifas.
• Compila datos relevantes necesarios para confirmar o disputar cargos.
• Examina la metodología aplicada a las asignaciones.
• Analiza los costos de construcción de capital.
• Revisa las solicitudes de órdenes de cambio.
• Resume los costos incurridos hasta la fecha y la cantidad de fondos restantes.
• Comenta sobre la adecuación de los costos facturados, la conformidad de las facturas con los términos del contrato y los posibles ajustes de costos a las facturas.
• Determina los efectos de modificar los cronogramas de pago existentes en caso de nuevas enmiendas contractuales aprobadas.
• Comenta sobre la adecuación de los costos incurridos hasta la fecha y la magnitud de los costos pendientes, antes del cierre de contratos.
• Formula una evaluación imparcial y precisa del porcentaje de finalización de la construcción.

Fuente: Traducción y adaptación del artículo 'Construction audits: scorekeeping that wins'del PMI.